Глава 3. Создание базы данных по затратам, внесение данных.

Глава 3. Создание базы данных по затратам, внесение данных.

 

Визуальное формирование базы данных в программе PrimeCost производиться в «Главной» области, вкладка «Создать» (рис.5). Включает в себя следующие разделы:

«Проекты»;
«Материалы»;
«Работы»;
«Косвенные затраты»;
«Постоянные затраты».

Рис.5 «Главная область». «База данных».

Данная «разбивка» или «градация» сделана с целью систематизирования данных. Согласитесь, иметь данные по всем видам материалов в одном документе крайне неудобно.

Создадим новую группу и лист материалов. Нажмем на кнопку «Создать новую группу материалов». В открывшемся окне зададим имя группе «Группа материалов_1» и листу материалов «Материалы_1.1.». (рис.6).

Рис.6 Создание группы материалов и нового листа материалов.

На практике группой материалов можно назвать, например, «Лакокрасочные материалы», а лист материалов «Краски».

Далее нажимаем кнопку «Принять».

В «Рабочей» области будет создан пока пустой документ с именем листа материалов. Давайте заполним лист и более детально рассмотрим представленные инструменты в данной форме(рис.7).

Рис7.Пустой лист «Материалы».

В столбец «Наименование материала» запишем имена материалов, в столбец «Дата прихода» проставим даты в соответствии с форматом ДД.ММ.ГГГГ.

Под датой прихода мы будем понимать дату с соответствующей ценой материала. Так как один и тот же материал может быть от разных поставщиков с разной ценой или разные цены вследствие инфляции. В столбце «Денежная единица» будет предложен выбор денежных единиц. Давайте заполним лист как показано на рис.8.

Рис.8 Заполненный лист «Материалы».

Как видно «Материал_1.11» имеет разную дату прихода и соответственно разную цену. Как только один из вариантов материала «Материал_1.11» израсходован и нет на остатках производства, то запись по данному материалу становиться не актуальной и удаляется.

Теперь рассмотрим командную панель над табличной частью формы. Она представлена следующими командами:

Команды «Сохранить», «Копировать», «Вставить», «Вставить строку», «Удалить строку» имеют стандартную процедуру.

Рассмотрим команду «Фильтр». Особенность в том, что для фильтрации данных необходимо выделить ячейку с данными, по которым необходимо произвести выборку. Например, в нашем случае выберем ячейку с записью «Материал_1.11». Далее нажимаем кнопку «Фильтр» (рис.7).

Рис.7 Выполнение команды «Фильтр».

Для поиска данных необходимо в поле поиска внести значение и нажать кнопку «Поиск». Для примера зададим для поиска дату «01.01.2016» (рис.8).

Рис.8 Выполнение команды «Поиск».

Сброс фильтра и данных поиска осуществляется нажатием кнопки «Сбросить фильтр и поиск».

Также данные можно отсортировать, нажав левой кнопкой мыши по заголовку нужного столбца. Отсортируем столбец «Дата прихода» от большей даты (рис.9).

Рис.9 Сортировка данных в столбцах.

Создать новую группу материалов можно с помощью контекстного меню, нажав правую кнопку мыши в «Главной» области слева (рис.10).

Рис.10 Создание новой группы материалов с помощью контекстного меню.

Также можно воспользоваться командами контекстного меню и в «Рабочей» области справа в документе «Материалы» (рис.11).

Рис. 11 Контекстное меню в документе «Материалы».

Далее добавим в существующую группу материалов «Группа материалов_1», новый лист материалов «Материалы_1.2.»

Для этого в «Главной» области левой кнопкой мыши выделим «Группа материалов_1» и нажмем кнопку «Добавить новые материалы» (рис.12).

Рис.11. Добавление нового листа материалов в действующую группу.

После чего в форме «Добавить лист материалов» в поле «Наименование листа материалов:» запишем имя нового листа — «Материалы_1.2.».

Далее в новый лист «Материалы_1.2» запишем новый перечень материалов (рис.12).

Рис.12. Данные листа «Материалы_1.2».

Для закрепления информации и показа возможностей программы создадим еще одну группу материалов «Группа материалов _2» с листом «Материалы_2.1.». В результате «Главная» область должна иметь следующий вид (рис.13).

Рис.13. Вид «Главной» области после создания новой группы материалов.

Далее заполним лист материалов – «Материалы_2.1» как показано на рис.14.

Рис.14 Данные листа «Материалы_2.1».

При необходимости удаления группы материалов или листа материалов, необходимо в «Главной» области выделить левой кнопкой мыши название группы или листа материалов и нажать кнопку «Удалить».

Для примера добавим новый лист в группу – «Группа материалов_2», обзовем лист – «Материалы_2.2» и удалим его. То же самое можно выполнить с помощью контекстного меню (рис.15).

Рис.15 Удаление листа материалов.

По аналогии создания данных по материалам как вида затрат, аналогично создадим группу работ с листом работ, а также группу косвенных затрат с листом косвенных затрат:

  • «Группа работ_1» с листами работ – «Работы_1.1» и «Работы_1.2»;
  • «Группа косвенных затрат_1», c листом – «Косвенные затраты_1.1».

В «Главной» области у Вас должен быть вид как на рис.16.

Рис.16. Вид «Главной» области после создания групп работ и косвенных затрат.

Добавим записи в листы – «Работы_1.1», «Работы_1.2», «Косвенные затраты_1.1» (рис.17).

Рис.17. Данные в листах — «Работы_1.1», «Работы_1.2», «Косвенные затраты_1.1» (рис.17).

Теперь нам необходимо создать группу постоянных затрат с листом постоянных затрат. Для этого создадим группу и лист постоянных затрат: «Группа постоянных затрат_1», «Постоянные затраты_1.1» и добавим данные.

Столбец «Месячная стоимость» подразумевает месячный расход или потребность в денежном эквиваленте (рис.18).

Рис.18. Создание группы постоянных затрат и внесение данных.

Таким образом, мы закончили формирование и сохранение базы данных по видам затрат и готовы перейти к формированию изделий, проектов.

Комментарии закрыты